Secrétaire du chef de poste - Lisbonne Lisboa

Secrétaire du chef de poste - Lisbonne
Lisboa
Lisboa, Lisboa, Portugal

Description synthétique du poste

Assister le chef de poste dans l'organisation quotidienne de son activité et faire le lien avec l'ensemble des autres services de l'Ambassade ainsi qu'avec les services rattachés.

Activités principales

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels ;
2. Gérer l'agenda et les déplacements du chef de poste ou du chef de service ;
3. Préparation des dossiers ;
4. Préparation et suivi des missions ;
5. Organiser des réunions ;
6. Mettre en forme et valoriser les supports écrits ;
7. Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
8. En poste, prendre et entretenir des contacts avec les autorités locales ;
9. En poste, participer à la gestion administrative des réceptions ;
10. Gérer les archives sur support papier et dématérialisées.

Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions