Secrétaire du chef de poste - Lisbonne Lisboa

Secrétaire du chef de poste - Lisbonne
Lisboa
Lisboa, Lisboa, Portugal

Assister le chef de poste dans l'organisation quotidienne de son activité et faire le lien avec l'ensemble des autres services de l'Ambassade ainsi qu'avec les services rattachés.

Activités Principales

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels.
2. Gérer l'agenda et les déplacements du chef de poste ou du chef de service.
3. Préparation des dossiers.
4. Préparation et suivi des missions.
5. Organiser des réunions.
6. Mettre en forme et valoriser les supports écrits.
7. Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
8. En poste, prendre et entretenir des relations avec les autorités locales.
9. En poste, participer à la gestion administrative des réceptions.
10. Gérer les archives sur support papier et dématérialisé.

Niveau de Formation Requis

Compétences Attendues

• Anglais A2 Intermédiaire/Survie
• Portugais C1 Autonome
• Bureautique Maîtrise
• Gestion administrative et budgétaire Débutant
• Gestion de l'information Maîtrise
• Ministère et ses réseaux Maîtrise
• Techniques de communication Maîtrise
• Techniques de rédaction Maîtrise
• Accueillir une personne, du public Maîtrise
• Assister Expert
• Maîtriser les délais Expert
• Mettre en forme un document Expert
• Rechercher des données, des informations Expert
• Rendre compte Maîtrise
• Travailler en réseau Expert
• Aptitude à l'écoute Maîtrise
• Etre autonome Maîtrise
• Etre rigoureux Expert
• Faculté d'adaptation Expert
• Faire preuve de discrétion Maîtrise
• Faire preuve de disponibilité Expert
• Réactivité Expert
• Sens de l'organisation Maîtrise

Composition de l'Équipe

Chancellerie : 3 agents de catégorie A (hors Ambassadeur), 1 secrétaire de chef de poste (catégorie C), 1 agent secrétaire des conseillers (catégorie C), 1 secrétaire sociale (ADL).

Environnement Professionnel

Travail en Ambassade : avec les diverses autorités locales, les Ambassades étrangères, interministérielles.

Liaisons Fonctionnelles

Secrétariat des conseillers, Intendance, SCAC, SE, ASI, SGA, MDD, les Lycées français de Lisbonne et de Porto, les agences consulaires, Ministères en France.

Conditions Particulières

Fortes contraintes horaires.

Détails du Poste

• C POSTE RÉSERVÉ EN PRIORITÉ AUX FONCTIONNAIRES DE CATÉGORIE C. En cas de détachement sur emploi :
  - agent titulaire de la fonction publique de cat. C. Autres voies de recrutement :
  - agent titulaire de la fonction publique de cat. C en détachement sur contrat ou agent contractuel.

Contact exclusivement via le Formulaire contact de Diplo
Emploi (uniquement pour rapporter une difficulté technique, aucune réponse ne sera donnée aux autres questions). Seules les candidatures reçues à travers l’application Diplo
Emploi seront prises en considération par la DRH. Aucune candidature reçue par courriel ne pourra être traitée. Les candidats sont priés de remplir intégralement et précisément le formulaire de candidature (en particulier « DIPLÔMES » et « EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE » qui détermineront le niveau de rémunération qui pourra être proposé).