Management Assistant Lisboa

Management Assistant
Lisboa
Lisboa, Portugal

Procuras uma empresa diferenciadora, onde terás espaço para crescer e inovar? É hora de vires conhecer a Maleo.

Com 7 localizações em zonas premium na cidade de Lisboa, a Maleo vai além da gestão de espaços de escritórios. Apresentamos um conjunto de soluções flexíveis que se adaptam às especificidades de cada negócio. Os Centros de Escritórios Maleo estão prontos para receber cada empresa e apoiar o seu crescimento no
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- dia.

Trabalhar na Maleo é trabalhar numa equipa jovem e motivada, pronta a trazer para o dia de hoje o futuro dos espaços de trabalho.

Enquanto Management Assistant terás como missão dar apoio à equipa sénior de gestão da Maleo, garantindo a eficiência das tarefas administrativas e operacionais e agindo como agente facilitador do trabalho dos gestores a quem dás suporte.

Principais tarefas e responsabilidades:

Gestão de Agenda:

• Organizar e coordenar reuniões, compromissos e eventos;
• Garantir que os gestores têm acesso a informações importantes antes das reuniões.

• Gerir
  - mails, chamadas e outras formas de comunicação, priorizando e respondendo de acordo com as necessidades;
• Redigir e rever documentos, como relatórios, apresentações e correspondência oficial.

• Arquivar, organizar e manter atualizados documentos importantes;
• Preparar relatórios e apresentações, reunindo dados e informações relevantes.

• Organizar viagens de negócios, incluindo reservas de voos, alojamento e transporte.

• Assegurar o bom funcionamento do escritório, desde a gestão de inventário até ao registo e distribuição de correspondência;
• Lidar com questões financeiras simples, como processamento de despesas ou faturas.

• Assegurar todas as operações diárias de gestão do escritório por forma a que este se mantenha limpo e organizado, mantendo estreita comunicação com os serviços de limpeza e outros suppliers;
• Realizar reservas e preparação de salas de reunião, requisição de meios audiovisuais, gestão de consumíveis, etc.

• Capacidade de comunicação e relacionamento;
• Sentido de responsabilidade e autonomia no trabalho;
• Capacidade de planeamento, organização, definição de prioridades e adaptação à mudança;
• Capacidade de gestão do tempo, sentido prático e rapidez de execução.

• Ensino Secundário ou Licenciatura em Secretariado, Assessoria de Direção, ou áreas similares;
• Experiência mínima de 2 anos em funções de secretariado, receção ou Office manager;
• Bons conhecimentos de inglês;
• Bons conhecimentos de Microsoft Office.

• Vencimento base;
• Subsídio de refeição em cartão;
• Seguro de saúde;
• Programa de apoio ao colaborador e à sua família;
• Oferta do passe de transportes públicos;
• Integração numa equipa jovem, motivada e dinâmica, num projeto em crescimento.