Front Office Manager (m/f) - Discovery Hotel Management Lisboa

Front Office Manager (m/f) - Discovery Hotel Management
Lisboa
Lisboa, Lisboa, Portugal

Missão:

Responsável pela equipa da Receção, assegurando que é oferecido ao cliente uma qualidade superior ao nível do serviço por forma a que este se fidelize ao conceito.

Principais Responsabilidades:

1. Dirigir, organizar, coordenar e executar trabalhos da Recepção;
2. Assegurar os serviços de Recepção, portaria e telefones do Hotel;
3. Coordenar todos os colaboradores afetos ao departamento da Recepção;
4. Organizar e orientar os serviços de reservas, registos, movimentos, facturação, caixa, correspondência,
   - in e
   - out,
   - shows, guarda de valores, atendimento e informações a clientes;
5. Verificar diariamente as reservas: profiles, segmentação, packages, datas de estadia, preços, instruções de faturação e pedidos especiais;
6. Controlar a inserção das nacionalidades e países de residência nas reservas
   - house e futuras;
7. Controlar a inserção dos emails e respetivo Consentimento de RGPD, nos profiles dos clientes
   - house;
8. Controlar os pagamentos das reservas flexíveis e não reembolsáveis e emitir as respetivas faturas no prazo máximo de 5 dias;
9. Controlar a disponibilidade do hotel e assegurar a gestão de overbooking, em caso de necessidade;
10. Mesmo que o hotel tenha departamento de Reservas, incutir o espírito de ajuda da Receção às Reservas, assumir a função de reservas quando este(s) elemento(s) estiver ausente ou com muito trabalho. Recepção e Reservas são um só!
11. Comunicar a todas as secções as chegadas e saídas de clientes, sugestões relativas a preços e a promoções;
12. Tratar a correspondência com os clientes, durante o seu período de serviço;
13. Controlar o serviço de facturação e caixa relativa às receitas diárias, e entrega dos valores respetivos à contabilidade; - trabalho do turno de Night Auditor;
14. Fornecer à Direção do Hotel todos os elementos sobre o movimento de clientes, sugestões relativas a preços e a promoções;
15. Elaborar e apresentar à Direção do Hotel os dados estatísticos relativos à secção;
16. Rececionar e proceder ao tratamento de reclamações;
17. Controlar os serviços de limpeza da Recepção e zonas comuns;
18. Apoiar na preparação de orçamentos;
19. Distribuir as tarefas ao pessoal sob a sua responsabilidade, colaborando, instruindo e ensinando sempre que necessário;
20. Elaborar o horário e o plano de férias do pessoal, tendo em conta as necessidades de serviço.

Requisitos:

1. Elevado sentido de responsabilidade e rigor;
2. Elevada capacidade de antecipação de problemas;
3. Elevada capacidade de assertividade, resolução e de liderança em momentos de stress e situações urgentes;
4. Forte capacidade de gestão de tempo e cumprimento de prazos: ser capaz de saber organizar bem as tarefas e atribuir as mesmas aos elementos da equipa. Objetivo: evitar acumulação de tarefas por fazer e concluir; evitar ter o discurso de “não tenho tempo; não tenho staff (a não ser que seja mesmo verdade e mais compreensível em época alta)”;
5. Forte capacidade analítica e de organização;
6. Fortes capacidade de liderança – criando engagement e empowerment na equipa;
7. Boa capacidade de comunicação e relação interpessoal;
8. Gosto por vendas: candidato ambicioso, conhecedor do que tem para vender, “atrevido”, que saiba incutir este espírito à sua equipa;
9. Fluência na língua de origem e em língua Inglesa;
10. Outra língua será valorizada;
11. Conhecimentos Informáticos: Office na ótica do utilizador; HOST.