Administration Assistant Lisboa

Administration Assistant
Lisboa
Lisboa, Lisboa, Portugal

Descrição da empresa

Crias experiências para os nossos hóspedes. Como empregador, criamos experiências para ti. Como? No The Cloud One, cada dia é único. Nunca igual, sempre emocionante e diferente. Conosco, tens a liberdade de ser quem és – ou quem queres ser. Porque aqui, a individualidade é o que importa. Com oportunidades iguais – e emocionantes – para todos. Acreditamos numa cultura inclusiva que coloca pessoas como tu no centro do que fazemos, porque sabemos que são vocês que fazem a diferença. Para nós, respeito e sucesso andam de mãos dadas. Estamos enraizados localmente: conectados à cidade, à sua cultura e às suas pessoas. Estás connosco?

You create experiences for our guests. As an employer, we create experiences for you. How? At The Cloud One, every day is unique. Never
- same, always thrillingly different. With us, you have the freedom to be who you are – or who you want to be. Because here, individuality is what matters. With equal – and exciting – opportunities for all. We believe in an inclusive culture that puts people like you at the heart of what we do, because we know that you’re the ones who make the difference. For us, respect and success go hand in hand. We’re locally rooted: connected to the city, its culture and its people. Are you with us?

Estamos à procura de um Assistente Administrativo eficiente e orientado para os detalhes para se juntar à nossa equipa dinâmica em Lisboa, Portugal. Sendo a espinha dorsal das operações do nosso escritório, desempenhará um papel crucial para assegurar o bom funcionamento do dia a dia e apoiar vários departamentos com tarefas administrativas.

• Gerir as operações do escritório, incluindo a encomenda de materiais, a manutenção do inventário e a coordenação com os fornecedores
• Ajudar nas tarefas financeiras, tais como faturação, relatórios de despesas e contabilidade básica
• Preparar e manter relatórios e estatísticas semanais e mensais
• Tratar das chamadas recebidas,
  - mails e correspondência,
  - os para os membros da equipa adequados
• Marcar reuniões, gerir calendários e organizar viagens para executivos
• Apoiar o departamento de RH com tarefas administrativas relacionadas com a integração e os registos dos empregados
• Ajude na organização e manutenção de sistemas de arquivo digitais e físicos
• Prestar apoio administrativo a vários departamentos, conforme necessário
• Cumprimentar os visitantes e criar um ambiente de escritório acolhedor
• Colaborar com os membros da equipa para simplificar os procedimentos do escritório e melhorar a eficiência

• É necessário um diploma do ensino secundário; é preferível um grau de associado ou de bacharel em administração de empresas ou numa área relacionada
• 1-3 anos de experiência numa função administrativa ou combinação equivalente de educação e experiência
• Proficiência em Microsoft Office Suite (Word, Excel, Power
  Point)
• Fortes competências organizacionais com capacidade para executar várias tarefas e dar prioridade ao volume de trabalho de forma eficaz
• Excelente atenção aos detalhes e precisão no trabalho
• Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal em inglês; o conhecimento de português é uma vantagem
• Capacidade comprovada de trabalhar em colaboração num ambiente de equipa
• Orientação comprovada para o serviço ao cliente com um comportamento profissional e amigável
• Capacidade de manter a confidencialidade e de tratar informações sensíveis com discrição
• Abordagem flexível e adaptável a prioridades e prazos variáveis
• Conhecimento básico dos princípios contabilísticos e da manutenção de registos financeiros
• Capacidade proactiva de resolução de problemas e de tomar iniciativas
• Experiência com software de gestão de escritório ou vontade de aprender rapidamente novos sistemas